弊社も主にシステム運用に伴う様々な作業の自動化を行うためのツールを開発・提供しておりますが、自動化の進め方に関して、いろいろとご質問いただく事も多いです。

これまでも事例として多くのお客様の事例をご紹介しましたが、現場レベルでの部分的な導入から、海外拠点との連携を含めたものまで、さまざまな課題や規模感でお取組みがなされています。
それぞれ事情が異なりますが、おおむね以下のようなステップを踏まれています。

1.タスクの分析～目標の定義
現状の業務の無駄なポイントや、それに費やしている工数などを明らかにします。
その上で、自動化するタスクの優先度や、どの程度の効率化を実現したいかを目標を立てます。

2.自動化ツールの選択
実現したいタスクの自動化に向いたツールを評価します。
外部連携の要否、通知の方法、実装の行いやすさなどの機能面や予算などを考慮します。

3.データモデルの作成
どのようなデータを抽出し、保存し、受け渡し、評価するかを明確にしていきます。
意思決定を自動化するために、ワークフローなどのビジネスルールを、コンピュータが数値的に判断できなければなりません。

4.トリガーとアクションの定義
具体的な対応＝アクションと、それを起動する基準＝トリガーを決めます。
トリガーは、指標の閾値越え、システム内のイベント、時刻、外部要因やユーザーによる手動実行などがあります。
アクションは、決まった手順の実行、通知、外部システム連携、データの記録、状態の変更など。

5.実装～展開
自動化プログラムなどが実装され、有効に機能することが出来たら、実際に現場に展開する必要があります。
これには、利用者の教育も含まれます。
場合によっては、既存手順に慣れた人が受け入れに抵抗を示す場合もあります。利害関係者を説得して
合意を取り付ける必要がでてくるかもしれません。

6.モニタリングと継続的な最適化
自動化の導入後に想定したパフォーマンスを出しているかのモニタリング～改善が必要です。
他に展開できるか、または振り出しに戻って考えることを余儀なくされる場合もあるかもしれません。
また時間の経過とともにビジネス環境の変化から、ニーズが変わる事もありえます。
有効性を維持するために、継続的なメンテナンスが必要になってきます。

これらは弊社の製品のみならずRPA導入を含む、多くの自動化プロジェクトで考慮すべきステップになります。
なるべく継続的に楽できるように、上手にメンテナンスしていってください。