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Column

2022/03/31

春は引継ぎのシーズン

こんにちは。フィックスポイントの冨です。

 

3月も最終週になりまして、東京では春の陽気になりました。週末には天気は今ひとつでしたが、桜の花見をしている人もちらほら見かけました。

 

多くの会社では年度末ですので、組織改編などの異動が多い時期でもありましょう。所属やポジションが変わる方の中には内示を受けている方もいらっしゃると思います。

 

異動につきものなのは業務の「引き継ぎ」ですね。引継書の作成もなかなか大変ですが、うまく引き渡せないと事後のフォローに忙殺されることになりかねないので、確実に行いたいところです。引き継ぎ相手が元々同じチームで一緒に作業していた人であれば、仕事内容に理解があるので引継ぎ項目チェックリスト程度があれば引き継ぎも楽ですが、新しく異動してくる人であれば仕事の背景からの説明が必要になります。場合によっては業務マニュアルに近いものを用意する必要が出てきます。

 

一般的に引継書に記載する事項としては、次のようなものが挙げられます。

  • ・ 業務の概要や目的
  • ・ 作業手順、スケジュール、納期など
  • ・ 関連する部門、担当者、レポートライン、顧客など
  • ・ 過去の経緯やトラブルなど
  • ・ 業務に必要なリソース(機材、データなど)
  • ・ 緊急時の連絡先

 

説明にあたっても、相手の理解度を確認する必要があります。

  • ・重要な事項は、相手に理解した内容を説明してもらい、曖昧なところを確認する。
  • ・できれば、一緒に作業する機会を作り、手順を確認する。

 

いろいろと問題がある業務の引継の際には、前任者が協力的で無い場合もあります。業務を引継ぎを受けた際には、正常な場合の作業フロー以外にも、過去のトラブルや把握している問題点、対処法など、リスク管理の観点からの情報収集も怠らないようにしましょう。

 

春は出会いと別れのシーズンでもあります。せわしない時期ですが、無事に新しいスタートをきれるように頑張りましょう。

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