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2021/10/20

良い自動化、イマイチな自動化

こんにちは。フィックスポイントの冨です。

 

ITシステムを導入する動機として、これまで手作業で行っていた業務の自動化があります。
例えば経理であれば、昔は各種の伝票から試算表や精算表などを作って、電卓を叩いて決算を締めるといった作業がありました。今では会計ソフトに仕訳入力すれば自動的に帳票を作ってくれます。
注文や請求業務も郵送やFAXでのやり取りがメインでしたが、EDIが導入されている現場では多くをオンラインで処理出来るようになっています。

 

本来はほとんどの業務が自動化されるのが理想ですが、どうしても手作業が残る部分があります。
・例外的な処理が多く発生する業務
・入力データの形式が揃っていない業務(例えば、バラバラなフォーマットで受け取る注文処理)
・技術的にシステム化の実装が困難な業務
・業界や取引先との慣習上、システム導入が困難な業務(取引先がぺーパーレス取引を拒否する場合など)
自社の都合だけで事を進められない場合もありますので、なかなかもどかしい局面が生じる場合も出てきます。

 

さて、業務の自動化のために様々なシステムが作成・投入されているわけですが、結果として良い自動化/イマイチな自動化が出てきます。

 

良い自動化の条件としては、例えば
・スピーディーに処理される
・オペミスが無くなる。
・メンテナンスが容易
・自動化された作業頻度、作業量が多い。
といった事が考えられます。

 

「イマイチ自動化」はこれらの逆の条件が当てはまる場合です。極端な話として年1回1時間で終わる処理をわざわざ予算をかけて自動化するのは(内容にもよりますが)コスパが悪いと判断しても良いでしょう。

 

「イマイチ自動化」を避けるためには、自動化する業務範囲の選定や処理の前提条件にも依存します。
考慮すべき観点としては、例えば
・業務のインプットからアウトプットまで、一貫して無人で処理可能か?(オペミスの余地を無くす)
・例外的に対応しなければならないパターンは少ないか?
・業務のインプットの形式は固定可能か?

 

例えば紙で受け取った作業依頼を手作業でシステムに登録するとなれば、そこにオペミスの可能性が生まれます。
作業のトリガーとなる情報の形式が固定されない場合も同様に、オペミスの可能性やシステム構築のコストアップに繋がります。
すべての例外パターンをシステムで網羅しようとすれば、自動化処理のロジックが複雑になってメンテナンス性が悪くなります。特殊パターンは発生件数が少なければ手動対応で行うといった判断も必要になります。

 

自動化が割りに合わない業務も出てきますが、そこは業務改善の余地が多いとも言えます。
特に自社業務のうち、非競争領域の業務では単純にコストです。
自動化がうまくはまるように、業務の整理・見直しを進めていただくのが良いでしょう。

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